Inilah 11 Saat menghubungi Profesor

Dalam pengajuan aplikasi beasiswa, ada yang mensyaratkan menyertakan surat pernyataan dari Profesor di universitas yang dituju, baik itu sebagai rekomendator atau dosen pendamping saat melakukan penelitian. Tak sedikit yang mengalami kebingungan, bagaimana cara mencari dosen yang sesuai, kenal saja tidak? Beberapa tips ini mungkin bisa membantu, bagaimana tahapan yang bisa dilakukan untuk "melacak" sang profesor yang sesuai dengan bidang ilmu dan universitas yang kita tuju.

1. Cek situs web
Cari dan ceklah situs web pribadi mereka atau situs web universitas dimana mereka mengajar. Dapatkanlah informasi mengenai penelitian yang telah mereka lakukan. Lihat paper terbaru yang mereka hasilkan dan bacalah abstraksi dari tulisannya untuk memahami alur berpikir mereka.

2. Siapkan CV pendek
Berikutnya, siapkan curriculum vitae yang relatif singkat berisi pengalaman dan minat Anda. Misalnya mengenai skor GRE/TOEFL, penghargaan yang pernah Anda dapatkan, dan lain-lain.

- Cukup dengan menunjukkan bahwa Anda berpotensi untuk melanjutkan proyek penelitian bersamanya.
- CV cukup 2 halaman. Sertakan CV ini bersama e-mail yang Anda kirimkan.
- Ceritakan bahwa Anda tertarik dengan apa yang dilakukan oleh profesor tersebut dan ceritakan bagaimana Anda mengetahui tentang dia (tentu saja dari paper karyanya yang Anda baca!). Jangan lupa, sebutkan juga, kira-kira apa pekerjaan yang bisa Anda lakukan di bawah bimbingan mereka.

3. Tetaplah rendah hati
Anda harus rendah hati dalam menuliskan e-mail kepada profesor yang Anda kehendaki, tetapi jangan pula putus asa. Jangan tunjukkan bahwa seluruh harapan Anda tergantung pada respon mereka terhadap e-mail dan permintaan Anda.

4. Berperilaku seolah-olah Anda memiliki pilihan lain
Tetapi, tetap jaga sikap ya! Jangan sampai banyak hal yang akan membuat dia justru akan kehilangan respek terhadap Anda.

5. Buatlah secara sederhana
Buatlah permintaan Anda dengan sederhana, secara informal, dan dengan bahasa yang "manis". Jangan sekali-sekali mengajukan permintaan pembiayaan dalam perkenalan pertama ini. Hanya katakan bahwa Anda tertarik dengan proyek penelitian mereka!

6. Jangan menghubungi 2 profesor sekaligus
Ingat, jangan pernah menghubungi atau mengirimkan e-mail kepada 2 profesor dari departemen yang berbeda di universitas yang sama sekaligus. Tunggu saja, jika e-mail Anda belum mendapatkan balasan, kirim lagi.

7. Sebut mereka dengan "Prof"
Jangan pernah menyebutkan atau memanggil mereka "Sir" atau "Madam". Panggilan ini terkesan Anda hanya copy-paste seperti dalam surat lamaran pekerjaan. Buatlah e-mail Anda memberikan kesan eksklusif bagi mereka.

8. Tunjukkan tujuan Anda
E-mail yang Anda kirimkan harus mengindikasikan dan menunjukkan bahwa Anda menghubunginya untuk kepentingan mendaftarkan program Master atau PhD.

9. Sinyal positif
jika sang profesor terlihat memberikan respons positif dalam e-mail mereka. Sebutkan nama mereka dalam aplikasi Anda. Beberapa mensyaratkan Anda harus menyebutkan siapa profesor yang akan bekerja sama dengan Anda.

10. Jika menyebut nama
Jika Anda menyebutkan nama profesor dalam aplikasi, pastikan bahwa memang komunikasi via e-mail yang Anda lakukan dengannya sesuai dengan apa yang Anda sebutkan dalam aplikasi.

11. Jangan mengirimkan e-mail saat akhir pekan!
Sebab, jika mengirimkan e-mail saat akhir pekan, bisa jadi e-mail Anda akan tertimpa dengan e-mail yang lainnya, karena sang profesor baru mengecek inbox-nya pada hari Senin. Kirimkan e-mail pada saat hari kerja dan selama jam kerja. Ingat, jam kerja mereka, bukan jam kerja Anda!

Selamat mencoba!

Sumber: Kompas & happy school